1. Introduction et objectif du programme
Le présent document définit les conditions générales du programme d'incitation destiné aux agents de voyage (ci-après dénommé « le Programme » ou « la Campagne »), mis en place par TM Americas pour le compte de l'Office du tourisme du Belize (ci-après dénommé « BTB »). Ces deux organisations partagent l'objectif de promouvoir le tourisme au Belize par le biais de leurs canaux de distribution agréés, en mettant particulièrement l'accent sur la « saison verte », période de faible demande s'étendant de juillet à novembre.
Ce programme a pour objectif de mettre à l'honneur et de récompenser les agents de voyage qui commercialisent des forfaits et des séjours au Belize combinant des vols Copa Airlines et un hébergement dans les hôtels participants. À cette fin, un système de cumul de points a été mis en place, lié au nombre de nuits effectivement vendues, avec des récompenses pour les agents les plus performants dans chacune des trois régions concernées par la campagne : l'Amérique centrale, la région andine et le Cône Sud.
La participation au programme implique l'acceptation pleine et sans réserve de l'ensemble des conditions générales décrites dans le présent document. L'Office du tourisme du Belize se réserve le droit de modifier, de suspendre ou d'annuler le programme à tout moment, en notifiant cette décision suffisamment à l'avance par le biais des canaux de communication officiels.
2. Période de la campagne
Le programme s'articule en deux périodes distinctes, qui doivent être respectées de manière cumulative pour que la réservation soit valide :
Période de vente : il s'agit de la période pendant laquelle les réservations doivent être émises et enregistrées officiellement. Cette période s'étend du 1er juillet 2026 au 31 août 2026, selon le fuseau horaire local de l'agent.
Période de voyage : il s'agit du séjour effectif du passager, qui doit avoir lieu entre le 15 juillet et le 30 novembre 2026, période qui coïncide avec la « Green Season » du Belize. Les réservations effectuées en dehors de la période de vente ne seront pas prises en compte dans le calcul du score, même si le voyage a lieu pendant la période autorisée. De même, les réservations dont l'arrivée a lieu en dehors de la période de voyage ne généreront pas non plus de points, sauf indication contraire expresse de la part de BTB.
Les gagnants devraient être annoncés le 21 décembre 2026, et les lots devront être réclamés dans le délai indiqué dans la section « Lots » du présent document.
3. Conditions d'éligibilité et participation
3.1 Conditions de participation
Seules les agences de voyages qui remplissent simultanément toutes les conditions décrites dans la présente clause peuvent participer au Programme. Le respect de ces conditions sera vérifié au moment de l'inscription et pourra faire l'objet d'un contrôle à n'importe quelle étape de la Campagne.
Pour participer, l'agent doit :
- Exercer une activité professionnelle au sein d'une agence de voyages dûment agréée.
- Résider et travailler dans l'un des pays composant les régions couvertes par le programme en Amérique centrale, dans la région andine et dans le Cône Sud. Les régions et pays pris en compte pour chaque prix sont les suivants :
- Brésil
- Costa Rica / Panama / Colombie
- Argentine / Chili / Uruguay / Pérou
De même, pour que la participation soit efficace, l'agent doit remplir les conditions suivantes :
- Vendre des forfaits touristiques comprenant obligatoirement des vols assurés par Copa Airlines et ayant le Belize pour destination finale.
- Acceptez expressément les présentes Conditions générales lors de votre inscription sur la page officielle (page d'accueil) de la Campagne.
3.2 Exclusions et restrictions
Même si les conditions susmentionnées sont remplies, les personnes suivantes ne peuvent pas participer au programme :
- Les salariés directs de Copa Airlines ou de l'Office du tourisme du Belize, ainsi que leurs conjoints ou leurs proches au premier degré de consanguinité, afin d'éviter tout conflit d'intérêts.
- Les agents dont l'agrément a été suspendu ou révoqué pour quelque raison que ce soit pendant la durée du programme, même si cette suspension est temporaire.
- Uniquement les agences spécialisées dans le marché d'affaires et les voyagistes spécialisés dans le tourisme réceptif (DMC).
4. Inscription à la campagne
Pour participer au programme, l'agent de voyage doit remplir le formulaire d'inscription officiel disponible sur la page d'accueil de la campagne à l'adresse travelbelize.org/copa-airlines/. L'inscription est individuelle et non transférable ; elle doit être effectuée à l'aide d'informations véridiques et à jour. Les inscriptions effectuées pour le compte de tiers, ou comportant des informations fausses ou incomplètes, seront automatiquement rejetées et pourront entraîner l'exclusion de l'agent du programme.
Le formulaire devra comporter, au minimum, les informations suivantes : le nom complet de l'agent, le nom de l'agence de voyages à laquelle il appartient, le pays d'activité, son numéro de téléphone et son adresse e-mail professionnelle. Une fois le formulaire envoyé, BTB vérifiera les informations fournies et confirmera l'inscription par e-mail envoyé à l'adresse enregistrée. L'inscription ne sera considérée comme effective qu'une fois que l'agent aura reçu une confirmation écrite.
5. Conditions de validité des réservations
Pour qu'une réservation soit considérée comme valide au titre du Programme et donne droit à des points pour l'agent, elle doit remplir cumulativement toutes les conditions décrites dans la présente clause :
- La réservation doit porter exclusivement sur des vols assurés et commercialisés par Copa Airlines à destination du Belize. Les itinéraires comprenant des segments assurés par d'autres compagnies aériennes ne sont pas acceptés.
- La réservation doit inclure un hébergement dans au moins l'un des hôtels participants, répertoriés dans la section correspondante du présent document, pour une durée minimale de quatre (4) nuits. L'occupation minimale requise est de deux personnes par chambre (occupation double). Les réservations individuelles ne seront pas prises en compte dans le calcul des points.
- L'agent pourra être pris en compte pour le classement à partir d'un minimum de 3 (trois) réservations enregistrées.
- La réservation et le séjour doivent tous deux avoir lieu pendant les périodes de vente et de voyage définies à la clause 2 du présent document.
- La réservation doit être enregistrée par l'agent lui-même sur la page d'accueil officielle de la campagne, conformément à la procédure décrite dans la clause suivante.
6. Enregistrement et validation des ventes
Chaque réservation valide doit être enregistrée par l'agent, individuellement, sur la page officielle de la campagne. Le simple fait que la réservation figure dans les systèmes de Copa Airlines ou de l'hôtel ne suffit pas pour générer des points : l'enregistrement par l'agent est une étape indispensable pour que la vente soit prise en compte.
Au moment de l'enregistrement, l'agent doit fournir, au minimum : son nom complet, le nom de son agence, son pays d'activité, son adresse e-mail de contact, l'hôtel réservé (qui doit figurer sur la liste officielle des hôtels participants), la date d'émission de la réservation, le code de réservation attribué par l'hôtel, le code de réservation attribué par Copa Airlines, le nom complet du passager principal, le nombre total de passagers inclus dans la réservation, la ville d'origine, la date d'arrivée, la date de départ et le nombre total de nuits réservées.
L'Office du tourisme du Belize se réserve le droit de vérifier l'authenticité de chaque inscription, en contactant directement les hôtels participants et en confirmant les données dans les systèmes de la compagnie aérienne. Toute réservation présentant des incohérences par rapport aux données saisies dans le formulaire sera considérée comme non valide. Les réservations annulées, modifiées pour des dates ne relevant pas de la période de voyage ou dont les passagers ne s'enregistrent pas à l'hôtel perdront également leur validité aux fins du calcul des points.
7. Système de points
Le système de points est conçu pour récompenser les performances commerciales des agents, en tenant compte à la fois du volume de réservations générées et de la durée effective des séjours.
7.1 Règle de calcul :
L'accumulation de points est calculée en fonction des stocks vendus selon les critères suivants :
Un (1) point est attribué par nuit et par chambre réservée. Par exemple :
- 1 chambre double × 5 nuits = 5 points
- 2 chambres doubles × 5 nuits = 10 points
7.2 Audit et tendances atypiques :
Il n'y a pas de plafond de points par agent. Toutefois, BTB se réserve le droit d'examiner les scores présentant des tendances atypiques, notamment lorsqu'il existe des signes de manipulation ou de fractionnement artificiel des réservations dans le seul but de gonfler le score.
7.3 Nature des points :
Les points sont personnels et non transférables, n'ont aucune valeur monétaire et ne peuvent en aucun cas être échangés contre de l'argent, vendus ou cédés. L'accumulation de points fait l'objet d'une vérification continue, et BTB se réserve le droit de révoquer les points attribués par erreur ou à la suite de pratiques frauduleuses.
8. Sélection des lauréats et des prix régionaux
À la fin de la période de vente, BTB procédera au calcul du seuil de classement pour tous les agents inscrits. Une fois la vérification finale des réservations effectuée auprès des hôtels partenaires et de la compagnie aérienne elle-même, le classement par région sera établi.
8.1 Récompenses par région :
Le prix sera attribué à l'agent qui aura accumulé le plus grand nombre de points valides dans chacune des trois régions concernées par la campagne : l'Amérique centrale, la région andine et le Cône Sud. Les prix seront répartis comme suit :
- Le gagnant de la 1re (première) place recevra un lot complet comprenant des billets d'avion Copa Airlines et un hébergement de 7 nuits en chambre double dans un hôtel partenaire. La classe de billet et la ville de départ sont soumises à la disponibilité de la compagnie aérienne.
- Les 2e (deuxième) et 3e (troisième) places remporteront des séjours dans les hôtels participants.
8.2 Critères de départage :
En cas d'égalité de score entre deux agents ou plus issus d'une même région, le classement sera établi en fonction du nombre de nuitées le plus élevé, du nombre de passagers figurant dans les réservations et de la valeur des forfaits.
8.3 Notification et acceptation :
Les gagnants seront informés par e-mail à l'adresse indiquée lors de leur inscription. Ils disposeront d'un délai de 15 jours ouvrés, à compter de l'envoi de la notification, pour confirmer qu'ils acceptent leur prix. L'absence de confirmation dans ce délai sera considérée comme une renonciation au prix, ce qui autorisera BTB à l'attribuer à l'agent suivant dans le classement de la même région.
9. Hôtels participants
Les récompenses proposées par le programme sont valables exclusivement dans les hôtels mentionnés ci-dessous. Chaque établissement définit les conditions spécifiques de son séjour, notamment le nombre de nuits, le type de chambre et les services inclus.
Conditions générales :
- Dans tous les cas, les prix relatifs à l'hébergement sont valables pour deux personnes partageant une chambre double.
- L'utilisation des prix est soumise à la disponibilité de chaque hôtel et de la compagnie aérienne, ainsi qu'aux périodes de validité qu'ils fixent, lesquelles seront communiquées au moment de la demande d'échange. L'Office du tourisme du Belize ne garantit pas la disponibilité à des dates spécifiques, notamment pendant les périodes de forte affluence ou les jours fériés locaux.
- Les séjours comprennent uniquement les prestations détaillées pour chaque hôtel.
| Hôtel / Complexe touristique | Lieu | Les nuits | Personnes | Petit-déjeuner |
| Des bananes sur la plage | San Pedro | 4 | 2 | Inclus |
| Best Western Grand Baymen | San Pedro | 3 | 2 | Inclus |
| Cahal Pech Village Resort | San Ignacio | 3 | 2 | Inclus |
| Hamanasi Adventure & Dive Resort | Hopkins | 4 | 2 | Inclus |
| Hopkins Bay Resort | Hopkins | 3 | 2 | Inclus |
| Naia Resort & Spa | Placencia | 4 | 2 | Inclus |
| Seiri del Mar | Hopkins | 3 | 2 | Inclus |
| Hôtel SunBreeze | San Pedro | 3 | 2 | Inclus |
| SunBreeze Suites | San Pedro | 3 | 2 | Inclus |
| The Banks Resort + Blue Reef Beach Resort | Placencia | 4 | 2 | Inclus |
| Le Lodge à Jaguar Reef | Hopkins | 3 | 2 | Inclus |
| Victoria House Resort & Spa | San Pedro | 3 | 2 | Inclus |
| Villa Boscardi | Belize City | 3 | 2 | Inclus |
10. Réception des lots
Les agents gagnants doivent demander le retrait de leurs lots dans le délai de validité défini par l'Office du tourisme du Belize. Ce délai sera conforme aux conditions générales de la compagnie aérienne et des hôtels, et courra à compter de la date officielle de l'annonce des gagnants. Les lots non réclamés dans ce délai expireront automatiquement et ne donneront lieu à aucun droit à une indemnisation ou à une prolongation.
Pour bénéficier de l'offre, l'agent doit remplir le formulaire de demande officiel disponible sur la page d'accueil de la campagne, en indiquant l'hôtel choisi (parmi ceux participant à l'opération), les dates d'arrivée et de départ souhaitées, ainsi que les noms complets des deux personnes qui bénéficieront du prix. Une fois le formulaire envoyé, BTB vérifiera la disponibilité auprès de l'hôtel et de la compagnie aérienne, puis informera l'agent par e-mail dans un délai maximum de 15 jours ouvrés. Une fois la réservation confirmée, l'agent recevra un bon officiel qu'il devra présenter lors de l'enregistrement.
11. Frais pris en charge et frais non pris en charge
Le prix couvre exclusivement les éléments expressément décrits pour chaque catégorie de prix. Pour le premier prix de chaque région, le forfait complet comprend les billets d'avion et l'hébergement définis par le programme. Pour les deuxième et troisième prix, le prix comprend uniquement le séjour dans l'hôtel participant et n'inclut pas les billets d'avion.
Les frais suivants ne sont en aucun cas pris en charge par le programme et seront à la charge exclusive de l’agent lauréat : frais d’embarquement, taxes d’aéroport ou taxes de départ applicables au Belize ou dans les autres pays traversés ; les transports terrestres, maritimes ou de toute autre nature entre l'aéroport et l'hôtel et vice-versa ; les visas, l'assurance voyage ou tout document d'immigration requis ; les dépenses personnelles, les pourboires, la blanchisserie, le minibar, les appels téléphoniques, Internet et tout service hôtelier supplémentaire non expressément inclus ; les repas non compris dans le petit-déjeuner proposé par l'hôtel ; les visites guidées, les excursions et les activités optionnelles.
12. Obligations et comportement des participants
Les agents participants s'engagent à fournir des informations véridiques, complètes et à jour sur tous les formulaires, qu'il s'agisse d'enregistrements, de déclarations de ventes ou de demandes de remboursement. De même, ils s'engagent à ne pas utiliser le Programme à des fins frauduleuses, en s'abstenant d'enregistrer des ventes inexistantes, des ventes en double ou des ventes réalisées par des tiers non autorisés.
L’agent a l’obligation de préserver la confidentialité de ses identifiants d’accès à la page d’accueil et de ne pas les communiquer à des tiers, ainsi que de signaler au représentant de BTB toute erreur ou irrégularité constatée dans le cumul de ses points dans un délai n’excédant pas trente (30) jours calendaires à compter de la date d’attribution de ses points. Le non-respect de l’une de ces obligations autorise BTB à suspendre ou à résilier la participation de l’agent au Programme, sans préjudice de toute action en justice applicable.
13. Protection des données à caractère personnel
Les données à caractère personnel collectées dans le cadre du Programme, notamment le nom, l'adresse e-mail, le numéro de téléphone, les données de réservation et toute autre information fournie lors de l'inscription et de l'enregistrement des ventes, seront traitées conformément à la législation en vigueur en matière de protection des données à caractère personnel dans la juridiction concernée.
Pour exercer ses droits d'accès, de rectification, de suppression ou d'opposition concernant ses données à caractère personnel, le participant peut envoyer une demande écrite à l'adresse e-mail désignée du Programme, et l'Office du tourisme du Belize y répondra dans les délais fixés par la législation en vigueur. La participation au Programme implique l'acceptation de la présente politique de traitement des données. Une fois la Campagne terminée et les obligations qui en découlent remplies, les données seront supprimées ou anonymisées, sauf si leur conservation est requise par la loi.
14. Modifications, suspension et annulation de la campagne
L'Office du tourisme du Belize se réserve le droit de modifier, de suspendre ou d'annuler le Programme, en tout ou en partie, à tout moment et pour quelque raison que ce soit, y compris, sans s'y limiter, pour des raisons opérationnelles, commerciales, réglementaires ou de force majeure. Toute modification substantielle des présentes Conditions générales sera communiquée aux agents enregistrés par e-mail au moins quinze (15) jours calendaires avant son entrée en vigueur, dans la mesure du possible.
En cas d'annulation définitive du Programme avant l'annonce des gagnants, les points accumulés jusqu'à la date d'annulation pourront être pris en compte pour déterminer des lots proportionnels, selon la décision de BTB, ou perdront leur validité, sans que cela ne donne lieu à aucun droit à indemnisation ou à compensation pour les agents participants.
15. Limitation de responsabilité
L'Office du tourisme du Belize décline toute responsabilité en cas de problèmes techniques, d'interruptions ou de défaillances sur la page d'accueil ou au niveau des systèmes informatiques utilisés pour le Programme, qui échappent au contrôle direct des organisations. Il décline également toute responsabilité quant à la qualité des services fournis par les hôtels participants pendant le séjour de l'agent gagnant, ainsi qu'en cas de dommages directs, indirects, accessoires ou consécutifs pouvant résulter de la participation au Programme ou de l'utilisation du prix.
De même, aucune responsabilité ne saurait être engagée en cas d'incidents, d'accidents, de vols ou d'autres événements pouvant survenir au cours du voyage ou du séjour dans les hôtels participants, ni en cas d'indisponibilité de chambres ou de places aux dates demandées par l'agent gagnant.
16. Droit applicable et juridiction compétente
Les présentes conditions générales sont régies et interprétées conformément à la législation du Belize. Tout litige découlant du Programme qui ne pourrait être résolu à l'amiable entre les parties sera soumis à la compétence des tribunaux compétents, avec renonciation expresse à toute autre juridiction qui pourrait autrement s'appliquer.
17. Coordonnées et canaux officiels
Pour toute question, demande de précisions ou communication relative au programme, les agents participants peuvent utiliser les canaux officiels suivants. L'Office du tourisme du Belize est joignable à l'adresse info@visitebelize.com. La page d'accueil officielle de la campagne est accessible à l'adresse travelbelize.org/copa-airlines/.
En remplissant le formulaire d'inscription et en participant au Programme, l'agent déclare avoir lu, compris et accepté sans réserve les présentes Conditions générales.
