1. Inleiding en doel van het programma
In dit document worden de algemene voorwaarden uiteengezet van het stimuleringsprogramma voor reisbureaus (hierna het „programma” of de „campagne” genoemd), dat door TM Americas is ontwikkeld namens de Belize Tourism Board (hierna „BTB” genoemd). Beide organisaties hebben als gezamenlijk doel het toerisme naar Belize te bevorderen via hun geautoriseerde distributiekanalen, met speciale aandacht voor het zogenaamde ‘groene seizoen’, de periode met lage vraag die loopt van juli tot november.
Het programma is bedoeld om reisagenten te erkennen en te belonen die reispakketten en programma’s naar Belize verkopen waarin vluchten van Copa Airlines worden gecombineerd met verblijf in deelnemende hotels. Daartoe wordt een puntensysteem gehanteerd dat is gekoppeld aan het aantal daadwerkelijk verkochte overnachtingen, met prijzen voor de best presterende agenten in elk van de drie regio’s van de campagne: Midden-Amerika, de Andesregio en de Zuidelijke Kegel.
Deelname aan het programma houdt in dat u alle hierin beschreven voorwaarden volledig en onvoorwaardelijk aanvaardt. De Toeristenraad van Belize behoudt zich het recht voor om het programma te allen tijde te wijzigen, op te schorten of te annuleren, waarbij een dergelijk besluit tijdig via de officiële communicatiekanalen wordt aangekondigd.
2. Campagneperiode
Het programma bestaat uit twee afzonderlijke periodes, waaraan cumulatief moet worden voldaan om de boeking geldig te laten zijn:
Verkoopperiode: Dit is de periode waarin boekingen formeel moeten worden aangemaakt en geregistreerd. Deze periode loopt van 1 juli 2026 tot en met 31 augustus 2026, volgens de lokale tijdzone van de agent.
Reisperiode: Dit is het daadwerkelijke verblijf van de reiziger, dat moet plaatsvinden tussen 15 juli en 30 november 2026, een periode die samenvalt met het groene seizoen van Belize. Boekingen die buiten de verkoopperiode worden gemaakt , tellen niet mee voor de score, zelfs niet als de reis binnen de toegestane data plaatsvindt. Evenzo leveren boekingen waarbij het inchecken buiten de reisperiode plaatsvindt geen punten op, tenzij BTB uitdrukkelijk anders aangeeft.
De winnaars worden naar verwachting op 21 december 2026 bekendgemaakt en de prijzen moeten worden opgeëist binnen de termijn die is vastgelegd in het gedeelte over de specifieke prijzen in dit document.
3. Toelatingsvoorwaarden en deelname
3.1 Deelnamevoorwaarden
Alleen reisbureaus die tegelijkertijd aan alle in deze clausule beschreven vereisten voldoen, mogen aan het programma deelnemen. Of aan deze voorwaarden wordt voldaan, wordt bij de registratie gecontroleerd en kan in elke fase van de campagne worden gecontroleerd.
Om deel te nemen moet de agent:
- Zij zijn beroepsmatig actief en vervullen hun taken bij een naar behoren opgericht reisbureau.
- Wonen en werken in een van de landen die deel uitmaken van de regio’s waarop het programma betrekking heeft, namelijk Midden-Amerika, de Andesregio en de Zuidelijke Kegel. De regio’s en landen die per prijs in aanmerking komen, zijn:
- Brazilië
- Costa Rica / Panama / Colombia
- Argentinië / Chili / Uruguay / Peru
Om de deelname effectief te laten zijn, moet de agent bovendien aan de volgende voorwaarden voldoen:
- Verkoop reisarrangementen waarin vluchten van Copa Airlines met Belize als eindbestemming verplicht zijn inbegrepen.
- Ga uitdrukkelijk akkoord met deze Algemene Voorwaarden wanneer u zich registreert op de officiële pagina (landingspagina) van de campagne.
3.2 Uitsluitingen en beperkingen
Ongeacht of aan de bovenstaande vereisten wordt voldaan, mogen de volgende personen niet aan het programma deelnemen:
- Medewerkers die rechtstreeks in dienst zijn bij Copa Airlines of de Toeristenraad van Belize, evenals hun echtgenoten of familieleden in de eerste graad van bloedverwantschap, om belangenverstrengeling te voorkomen.
- Makelaars van wie de erkenning om welke reden dan ook tijdens de looptijd van het programma is opgeschort of ingetrokken, ook al is die opschorting slechts tijdelijk.
- Uitsluitend zakelijke reisbureaus en inkomende touroperators (DMC’s).
4. Aanmelding voor de campagne
Om deel te nemen aan het programma moet de reisagent het officiële registratieformulier invullen dat beschikbaar is op de landingspagina van de campagne: travelbelize.org/copa-airlines/. De registratie is individueel en niet-overdraagbaar en moet worden ingevuld met waarheidsgetrouwe en actuele gegevens. Registraties die namens derden worden gedaan, of met onjuiste of onvolledige gegevens, worden automatisch afgewezen en kunnen leiden tot uitsluiting van de reisagent uit het programma.
Op het formulier moeten ten minste de volgende gegevens worden ingevuld: de volledige naam van de reisagent, de naam van het reisbureau waartoe hij of zij behoort, het land waar hij of zij actief is, het telefoonnummer en het zakelijke e-mailadres. Zodra het formulier is ingediend, controleert BTB de verstrekte gegevens en bevestigt de registratie via een e-mail die naar het geregistreerde e-mailadres wordt verzonden. De registratie wordt pas als voltooid beschouwd wanneer de reisagent een schriftelijke bevestiging heeft ontvangen.
5. Werkwijze voor geldige boekingen
Om een boeking in het kader van het Programma als geldig te beschouwen en punten voor de agent te genereren, moet deze cumulatief aan alle in deze clausule beschreven vereisten voldoen:
- De boeking mag uitsluitend vluchten omvatten die door Copa Airlines worden uitgevoerd en verkocht, met Belize als bestemming. Reisplannen die vluchtsegmenten bevatten die door andere luchtvaartmaatschappijen worden uitgevoerd, worden niet geaccepteerd.
- De boeking moet een verblijf omvatten in ten minste één van de deelnemende hotels, die in het betreffende hoofdstuk van dit document worden vermeld, voor een periode van minimaal vier (4) nachten. De vereiste minimale bezetting is twee personen per kamer (tweepersoonsbezetting). Boekingen voor één persoon worden niet meegeteld voor de puntentelling.
- De agent komt in aanmerking voor punten vanaf minimaal 3 (drie) geregistreerde boekingen.
- Zowel de boeking als het verblijf moeten plaatsvinden binnen de verkoop- en reisperiodes zoals vastgelegd in artikel 2 van dit document.
- De boeking moet door de agent zelf worden geregistreerd op de officiële landingspagina van de campagne, volgens de procedure die in de volgende paragraaf wordt beschreven.
6. Registratie en validatie van verkopen
Elke geldige boeking moet door de reisagent afzonderlijk worden geregistreerd op de officiële campagnepagina. Het feit dat de boeking in de systemen van Copa Airlines of het hotel voorkomt, is op zich niet voldoende om punten te genereren: registratie door de reisagent is een essentiële stap om de verkoop mee te tellen.
Bij de registratie moet de reisagent ten minste de volgende gegevens verstrekken: de volledige naam van de reisagent, de naam van het reisbureau, het land waar het reisbureau actief is, het e-mailadres voor contact, het geboekte hotel (dat op de officiële lijst van deelnemende hotels moet staan), de datum waarop de boeking is gemaakt, de door het hotel toegekende boekingscode, de door Copa Airlines toegekende boekingscode, de volledige naam van de hoofdpassagier, het totale aantal passagiers in de boeking, de stad van vertrek, de incheckdatum, de uitcheckdatum en het totale aantal geboekte overnachtingen.
De Toeristenraad van Belize behoudt zich het recht voor om de geldigheid van elke registratie te controleren door rechtstreeks contact op te nemen met de deelnemende hotels en de gegevens te verifiëren in de systemen van de luchtvaartmaatschappij zelf. Boekingen die afwijken van de in het formulier geregistreerde gegevens, worden als ongeldig beschouwd. Boekingen die worden geannuleerd, gewijzigd naar data buiten de reisperiode of waarbij de passagiers niet in het hotel inchecken, verliezen eveneens hun geldigheid voor het toekennen van punten.
7. Puntenstelsel
Het puntensysteem is bedoeld om de commerciële prestaties van agenten te belonen, waarbij zowel rekening wordt gehouden met het aantal gegenereerde boekingen als met de daadwerkelijke duur van de verblijven.
7.1 Berekeningsregel:
Het verzamelen van punten is gebaseerd op de verkochte voorraad volgens de volgende criteria:
Per overnachting en per geboekte kamer wordt één (1) punt toegekend. Bijvoorbeeld:
- 1 tweepersoonskamer x 5 nachten = 5 punten
- 2 tweepersoonskamers x 5 nachten = 10 punten
7.2 Controle en afwijkende patronen:
Er geldt geen maximum aantal punten per agent. BTB behoudt zich echter het recht voor om scores te controleren die afwijkende patronen vertonen, met name wanneer er aanwijzingen zijn voor manipulatie of het kunstmatig opsplitsen van boekingen met als enig doel de score op te krikken.
7.3 Aard van de punten:
Punten zijn persoonlijk en niet overdraagbaar, hebben geen geldwaarde en mogen onder geen enkele omstandigheid worden ingewisseld voor geld, verkocht of overgedragen. Het verzamelen van punten wordt voortdurend gecontroleerd, en BTB behoudt zich het recht voor om punten die ten onrechte of als gevolg van frauduleuze praktijken zijn toegekend, in te trekken.
8. Selectie van winnaars en regionale prijzen
Aan het einde van de verkoopperiode zal BTB de scoregrens vaststellen voor alle geregistreerde agenten. Na definitieve verificatie van de boekingen bij de hotelpartners en de luchtvaartmaatschappij zelf wordt de ranglijst per regio vastgesteld.
8.1 Onderscheidingen per regio:
De prijs gaat naar de agent die in elk van de drie regio’s van de campagne het hoogste aantal geldige punten verzamelt: in Midden-Amerika, de Andesregio en de Zuidelijke Kegel. De prijzen worden als volgt verdeeld:
- De winnaar van de 1e (eerste) plaats ontvangt een compleet pakket, inclusief vliegtickets van Copa Airlines en een verblijf van 7 nachten in een deelnemend hotel op basis van een tweepersoonskamer. De ticketklasse en de vertrekstad zijn afhankelijk van de beschikbaarheid bij de luchtvaartmaatschappij.
- De nummers 2 (tweede) en 3 (derde) winnen een verblijf in een van de deelnemende hotels.
8.2 Criteria voor het doorbreken van een gelijke stand:
In het geval van een gelijke stand tussen twee of meer reisagenten uit dezelfde regio, wordt de beslissende factor bepaald door het hoogste aantal overnachtingen, het aantal passagiers in de boekingen en de waarde van de reisarrangementen te vergelijken.
8.3 Kennisgeving en aanvaarding:
De winnaars worden op de hoogte gebracht via het e-mailadres dat bij de registratie is opgegeven. Zij hebben 15 werkdagen, gerekend vanaf de verzending van de kennisgeving, om te bevestigen dat zij de prijs aanvaarden. Indien zij binnen die termijn geen bevestiging sturen, wordt dit beschouwd als een afstand van de prijs, waardoor BTB het recht heeft om deze toe te kennen aan de volgende agent in de ranglijst in dezelfde regio.
9. Deelnemende hotels
De prijzen die in het kader van het programma worden aangeboden, kunnen uitsluitend worden genoten in de hieronder vermelde hotels. Elk hotel stelt zelf de specifieke voorwaarden voor het verblijf vast, waaronder het aantal overnachtingen, het kamertype en de inbegrepen diensten.
Algemene voorwaarden:
- In alle gevallen gelden de accommodatieprijzen voor twee personen in een tweepersoonskamer.
- Het gebruik van de prijzen is afhankelijk van de beschikbaarheid van het betreffende hotel en de luchtvaartmaatschappij, alsmede van de door hen vastgestelde geldigheidsperiodes, die bij het indienen van het inwisselverzoek worden meegedeeld. De Toeristenraad van Belize kan de beschikbaarheid op specifieke data niet garanderen, met name tijdens drukke seizoenen of lokale feestdagen.
- Het verblijf omvat uitsluitend de voorzieningen die per hotel worden vermeld.
| Hotel / Resort | Locatie | Nachten | Mensen | Ontbijt |
| Bananen op het strand | San Pedro | 4 | 2 | Inbegrepen |
| Best Western Grand Baymen | San Pedro | 3 | 2 | Inbegrepen |
| Cahal Pech Village Resort | San Ignacio | 3 | 2 | Inbegrepen |
| Hamanasi Adventure & Dive Resort | Hopkins | 4 | 2 | Inbegrepen |
| Hopkins Bay Resort | Hopkins | 3 | 2 | Inbegrepen |
| Naia Resort & Spa | Placencia | 4 | 2 | Inbegrepen |
| Seiri del Mar | Hopkins | 3 | 2 | Inbegrepen |
| SunBreeze Hotel | San Pedro | 3 | 2 | Inbegrepen |
| SunBreeze Suites | San Pedro | 3 | 2 | Inbegrepen |
| The Banks Resort + Blue Reef Beach Resort | Placencia | 4 | 2 | Inbegrepen |
| The Lodge bij Jaguar Reef | Hopkins | 3 | 2 | Inbegrepen |
| Victoria House Resort & Spa | San Pedro | 3 | 2 | Inbegrepen |
| Villa Boscardi | Belize City | 3 | 2 | Inbegrepen |
10. Prijzen inwisselen
Winnende reisagenten moeten binnen de door de Toeristenraad van Belize vastgestelde geldigheidsperiode om uitbetaling van hun prijzen verzoeken. De uitbetalingsperiode is in overeenstemming met de voorwaarden van de luchtvaartmaatschappij en de hotels en wordt gerekend vanaf de officiële datum van de bekendmaking van de winnaars. Prijzen die niet binnen die periode worden opgeëist, vervallen automatisch en geven geen recht op enige vorm van compensatie of verlenging.
Om de prijs te verzilveren, moet de reisagent het officiële aanvraagformulier op de landingspagina van de campagne invullen, met vermelding van het gekozen hotel (uit de deelnemende hotels), de gewenste in- en uitcheckdata en de volledige namen van de twee personen die gebruik zullen maken van de prijs. Na het indienen van het formulier zal BTB de beschikbaarheid bij het hotel en de luchtvaartmaatschappij controleren en de reisagent hierover binnen maximaal 15 werkdagen per e-mail informeren. Zodra de boeking is bevestigd, ontvangt de reisagent een officiële voucher die bij het inchecken moet worden getoond.
11. Gedekte en niet-gedekte kosten
De prijs omvat uitsluitend de onderdelen die uitdrukkelijk voor elke prijscategorie zijn beschreven. Voor de eerste plaats in elke regio omvat het volledige pakket de vliegtickets en de accommodatie zoals vastgesteld door het programma. Voor de tweede en derde plaats bestaat de prijs uitsluitend uit het verblijf in het deelnemende hotel en zijn vliegtickets niet inbegrepen.
De volgende kosten worden onder geen enkele omstandigheid door het programma gedekt en komen uitsluitend voor rekening van de winnende reisagent: instapkosten, luchthavenbelastingen of vertrekbelastingen die van toepassing zijn in Belize of in de andere landen langs de route; vervoer over land, water of op enige andere wijze tussen de luchthaven en het hotel en vice versa; visa, reisverzekeringen of vereiste immigratiedocumenten; persoonlijke uitgaven, fooien, wasserij, minibar, telefoongesprekken, internet en alle aanvullende hoteldiensten die niet uitdrukkelijk zijn inbegrepen; maaltijden die niet zijn inbegrepen in het door het hotel aangeboden ontbijt; rondleidingen, excursies en optionele activiteiten.
12. Verplichtingen en gedrag van deelnemers
De deelnemende agenten verbinden zich ertoe om op alle formulieren waarheidsgetrouwe, volledige en actuele informatie te verstrekken, of het nu gaat om registratie, verkoopregistratie of terugkoopverzoeken. Evenzo verbinden zij zich ertoe het Programma niet voor frauduleuze doeleinden te gebruiken en af te zien van het registreren van niet-bestaande of dubbele verkopen, of van verkopen die door onbevoegde derden zijn verricht.
Het is de plicht van de agent om de inloggegevens voor de landingspagina vertrouwelijk te houden en deze niet met derden te delen, en om elke fout of onregelmatigheid die wordt geconstateerd bij het verzamelen van zijn punten binnen een termijn van maximaal dertig (30) kalenderdagen, gerekend vanaf het moment waarop de punten zijn toegekend, aan de BTB-vertegenwoordiger te melden. Bij niet-nakoming van een van deze verplichtingen heeft BTB het recht om de deelname van de agent aan het Programma op te schorten of te beëindigen, onverminderd eventuele juridische stappen.
13. Bescherming van persoonsgegevens
Persoonsgegevens die via het Programma worden verzameld, waaronder naam, e-mailadres, telefoonnummer, boekingsgegevens en andere informatie die bij de registratie en bij de verkoopregistratie wordt verstrekt, worden verwerkt in overeenstemming met de geldende wetgeving inzake de bescherming van persoonsgegevens in het betreffende rechtsgebied.
Om zijn recht op inzage, rectificatie, verwijdering of bezwaar met betrekking tot zijn persoonsgegevens uit te oefenen, kan de deelnemer een schriftelijk verzoek sturen naar het daarvoor bestemde e-mailadres van het Programma, waarna de Belize Tourism Board binnen de door de toepasselijke wetgeving vastgestelde termijnen zal reageren. Deelname aan het Programma houdt in dat men akkoord gaat met dit beleid inzake gegevensverwerking. Zodra de Campagne is beëindigd en aan de daaruit voortvloeiende verplichtingen is voldaan, worden de gegevens verwijderd of geanonimiseerd, tenzij ze op grond van een wettelijke verplichting moeten worden bewaard.
14. Wijzigingen, opschorting en annulering van de campagne
De Toeristenraad van Belize behoudt zich het recht voor om het Programma op elk moment en om welke reden dan ook geheel of gedeeltelijk te wijzigen, op te schorten of te annuleren, met inbegrip van, maar niet beperkt tot, operationele, commerciële, wettelijke of overmachtsredenen. Elke wezenlijke wijziging in deze Algemene Voorwaarden zal, voor zover mogelijk, ten minste vijftien (15) kalenderdagen voordat deze van kracht wordt, per e-mail aan de geregistreerde agenten worden meegedeeld.
In het geval van definitieve annulering van het Programma voordat de winnaars bekend worden gemaakt, kunnen de tot de annuleringsdatum verzamelde punten door BTB worden gebruikt om evenredige prijzen vast te stellen, of verliezen deze hun geldigheid, zonder dat dit aanleiding geeft tot enig recht op schadevergoeding of compensatie voor deelnemende agenten.
15. Aansprakelijkheidsbeperking
De Toeristenraad van Belize is niet aansprakelijk voor technische problemen, onderbrekingen of storingen op de landingspagina of in de computersystemen die voor het Programma worden gebruikt en die buiten de directe controle van de organisaties vallen. Evenmin is zij aansprakelijk voor de kwaliteit van de diensten die door de deelnemende hotels worden verleend tijdens het verblijf van de winnende reisagent, noch voor directe, indirecte, incidentele of gevolgschade die voortvloeit uit deelname aan het Programma of uit het gebruik van de prijs.
Er wordt evenmin aansprakelijkheid aanvaard voor incidenten, ongevallen, diefstal of andere gebeurtenissen die zich tijdens de reis of het verblijf in de deelnemende hotels kunnen voordoen, noch voor het ontbreken van beschikbare kamers of zitplaatsen op de door de winnende reisagent gevraagde data.
16. Toepasselijk recht en bevoegde rechter
Deze Algemene Voorwaarden worden beheerst door en geïnterpreteerd in overeenstemming met het recht van Belize. Elk geschil dat voortvloeit uit het Programma en dat niet in der minne tussen de partijen kan worden opgelost, zal worden voorgelegd aan de bevoegde rechtbanken, waarbij uitdrukkelijk wordt afgezien van elk ander rechtsgebied dat anders van toepassing zou kunnen zijn.
17. Contactgegevens en officiële kanalen
Voor vragen, verduidelijkingen of communicatie met betrekking tot het programma kunnen deelnemende reisagenten gebruikmaken van de volgende officiële kanalen. De Toeristenraad van Belize is bereikbaar via info@visitebelize.com. De officiële landingspagina van de campagne is te vinden op travelbelize.org/copa-airlines/.
Door het registratieformulier in te vullen en deel te nemen aan het programma, verklaart de agent dat hij deze algemene voorwaarden heeft gelezen, begrepen en volledig aanvaardt.
