Stimuleringsprogramma voor reisagenten
Toeristenbureau van Belize
ALGEMENE VOORWAARDEN
Looptijd van de campagne: juni tot november 2026
1. Inleiding en doelstelling van het programma
In dit document worden de Algemene Voorwaarden vastgelegd van het Incentiveprogramma voor Reisagenten (hierna het „Programma” of de „Campagne” genoemd), dat is opgezet door TM Americas namens de Belize Tourism Board (hierna „BTB” genoemd). Beide organisaties hebben als gezamenlijk doel het toerisme naar Belize te bevorderen via hun geautoriseerde distributiekanalen, met speciale aandacht voor het zogenaamde „groene seizoen“, de periode met de laagste vraag die loopt van juli tot november.
Het programma heeft tot doel reisagenten te erkennen en te belonen die pakketreizen en programma’s naar Belize aanbieden waarbij vluchten van Copa Airlines worden gecombineerd met verblijf in deelnemende hotels. Hiervoor wordt een puntensysteem gehanteerd dat is gekoppeld aan het aantal daadwerkelijk verkochte overnachtingen, met prijzen voor de best presterende reisagenten in elk van de drie regio’s van de campagne: Midden-Amerika, de Andesregio en de Zuidelijke Kegel.
Deelname aan het programma houdt in dat u alle hier beschreven voorwaarden volledig en onvoorwaardelijk aanvaardt. De Belize Tourism Board behoudt zich het recht voor om het programma op elk moment te wijzigen, op te schorten of te beëindigen, waarbij een dergelijk besluit tijdig via de officiële communicatiekanalen wordt bekendgemaakt.
2. Looptijd van de campagne
Het programma is opgedeeld in twee verschillende periodes, die cumulatief moeten worden voltooid om de reservering geldig te maken:
Verkoopperiode: Dit is de periode waarin de reserveringen moeten worden aangemaakt en formeel moeten worden geregistreerd. Deze periode loopt van 1 juli 2026 tot en met 31 augustus 2026, volgens de lokale tijdzone van de agent.
Reisperiode: Dit is de daadwerkelijke verblijfsperiode van de passagier, die moet vallen tussen 15 juli en 30 november 2026, een periode die samenvalt met het ‘Green Season’ van Belize. Boekingen die buiten de verkoopperiode zijn gemaakt, tellen niet mee voor het behalen van punten, zelfs niet als de reis binnen de toegestane data plaatsvindt. Ook boekingen waarbij het inchecken buiten de reisperiode plaatsvindt, leveren geen punten op, tenzij BTB uitdrukkelijk anders aangeeft.
Naar verwachting worden de winnaars op 21 december 2026 bekendgemaakt, en de prijzen moeten worden ingewisseld binnen de termijn die is vastgelegd in het specifieke hoofdstuk over prijzen in dit document.
3. Toelatingsvoorwaarden en deelname
3.1 Deelnamevoorwaarden
Alleen reisagenten die tegelijkertijd aan alle in deze clausule beschreven vereisten voldoen, kunnen aan het programma deelnemen. Of aan deze voorwaarden wordt voldaan, wordt bij de inschrijving gecontroleerd en kan in elke fase van de campagne worden gecontroleerd.
Om deel te nemen, moet de agent:
- Beroepsmatig actief zijn en zijn taken vervullen bij een naar behoren opgerichte reisbureau.
- Wonen en werken in een van de landen die deel uitmaken van de regio’s die onder het programma vallen in Midden-Amerika, de Andesregio en de Zuidelijke Kegel. De regio’s en landen die voor de prijs in aanmerking komen, zijn:
- Brazilië
- Costa Rica / Panama / Colombia
- Argentinië / Chili / Uruguay / Peru
Om effectief deel te kunnen nemen, moet de agent bovendien aan de volgende voorwaarden voldoen:
- Toeristische pakketten op de markt brengen die verplicht vluchten van Copa Airlines met Belize als eindbestemming moeten bevatten.
- Bij uw registratie op de officiële pagina (landing page) van de campagne moet u uitdrukkelijk aangeven dat u akkoord gaat met deze Algemene Voorwaarden.
3.2 Onbevoegdheden en beperkingen
Ongeacht of aan de bovenstaande vereisten wordt voldaan, mogen de volgende personen niet aan het programma deelnemen:
- Medewerkers die rechtstreeks in dienst zijn bij Copa Airlines of bij de Belize Tourism Board, evenals hun echtgenoten of familieleden in de eerste graad van bloedverwantschap, om belangenconflicten te voorkomen.
- Agenten van wie de accreditatie om welke reden dan ook tijdens de looptijd van het programma is opgeschort of ingetrokken, ook al is die opschorting slechts tijdelijk.
- Uitsluitend zakelijke reisbureaus en lokale reisorganisaties (DMC’s).
4. Aanmelding voor de campagne
Om deel te nemen aan het programma moet de reisagent het officiële inschrijfformulier invullen dat beschikbaar is op de landingspagina van de campagne: travelbelize.org/copa-airlines/es/. De inschrijving geldt per persoon en is niet overdraagbaar; deze moet worden ingevuld met waarheidsgetrouwe en actuele gegevens. Inschrijvingen die op naam van derden zijn gedaan, of met valse of onvolledige gegevens, worden automatisch afgewezen en kunnen leiden tot uitsluiting van de reisagent uit het programma.
Op het formulier moeten ten minste de volgende gegevens worden ingevuld: de volledige naam van de reisagent, de naam van het reisbureau waarvoor hij of zij werkt, het land waar hij of zij actief is, het telefoonnummer en het zakelijke e-mailadres. Nadat het formulier is verzonden, controleert BTB de verstrekte gegevens en bevestigt de inschrijving via een e-mail die naar het opgegeven e-mailadres wordt gestuurd. De inschrijving wordt pas als voltooid beschouwd zodra de reisagent de schriftelijke bevestiging heeft ontvangen.
5. Werkwijze voor geldige reserveringen
Om een reservering in het kader van het Programma als geldig te beschouwen en punten voor de agent te genereren, moet deze aan alle in deze clausule beschreven vereisten voldoen, en wel cumulatief:
- De boeking mag uitsluitend vluchten omvatten die door Copa Airlines worden uitgevoerd en verkocht en die naar Belize gaan. Reisplannen met vluchtsegmenten die door andere luchtvaartmaatschappijen worden uitgevoerd, worden niet geaccepteerd.
- De reservering moet een verblijf omvatten in ten minste één van de deelnemende hotels, die in het betreffende hoofdstuk van dit document worden vermeld, voor een periode van minimaal vier (4) nachten. De vereiste minimale bezetting is twee personen per kamer (tweepersoonsbezetting). Reserveringen voor één persoon (eenpersoonskamer) tellen niet mee voor het behalen van punten.
- De agent komt in aanmerking voor punten zodra hij minimaal 3 (drie) geregistreerde reserveringen heeft.
- Zowel het maken van de reservering als het verblijf moeten plaatsvinden binnen de verkoop- en reisperiodes die zijn vastgelegd in artikel 2 van dit document.
- De reservering moet door de agent zelf worden geregistreerd op de officiële landingspagina van de campagne, volgens de procedure die in de volgende clausule wordt beschreven.
6. Registratie en validatie van verkopen
Elke geldige boeking moet door de reisagent afzonderlijk worden geregistreerd op de officiële website van de campagne. Het feit dat de boeking in de systemen van Copa Airlines of het hotel voorkomt, is op zich niet voldoende om punten te genereren: de registratie door de reisagent is een onmisbare stap om de verkoop te laten meetellen.
Bij de registratie dient de reisagent ten minste het volgende te vermelden: de volledige naam van de reisagent, de naam van het reisbureau, het land waar het reisbureau actief is, het e-mailadres voor contact, het gereserveerde hotel (dat op de officiële lijst van deelnemende hotels moet staan), de datum waarop de reservering is gemaakt, de door het hotel toegekende reserveringscode, de door Copa Airlines toegekende reserveringscode, de volledige naam van de hoofdpassagier, het totale aantal passagiers in de reservering, de stad van herkomst, de incheckdatum, de uitcheckdatum en het totale aantal geboekte overnachtingen.
De Toeristenraad van Belize behoudt zich het recht voor om de geldigheid van elke registratie te controleren door rechtstreeks contact op te nemen met de deelnemende hotels en de gegevens te verifiëren in de eigen systemen van de luchtvaartmaatschappij. Elke reservering waarbij de gegevens op het formulier onderling niet overeenkomen, wordt als ongeldig beschouwd. Boekingen die zijn geannuleerd, gewijzigd naar data buiten de reisperiode of waarbij de passagiers niet inchecken bij het hotel, verliezen eveneens hun geldigheid voor het behalen van punten.
7. Puntenstelsel
Het puntensysteem is bedoeld om de commerciële prestaties van de agenten te belonen, waarbij zowel rekening wordt gehouden met het aantal gegenereerde boekingen als met de daadwerkelijke duur van de verblijven.
7.1 Berekeningsregel:
Het verzamelen van punten is gebaseerd op de verkochte voorraad volgens de volgende criteria:
Er wordt één (1) punt toegekend per nacht, per gereserveerde kamer. Bijvoorbeeld:
- 1 tweepersoonskamer x 5 nachten = 5 punten
- 2 tweepersoonskamers x 5 nachten = 10 punten
7.2 Controle en afwijkende patronen:
Er geldt geen maximum aantal punten per agent. BTB behoudt zich echter het recht voor om scores te controleren die afwijkende patronen vertonen, met name wanneer er aanwijzingen zijn voor manipulatie of het kunstmatig opsplitsen van reserves met als enig doel de score op te krikken.
7.3 Aard van de punten:
De punten zijn persoonlijk en niet overdraagbaar, hebben geen geldwaarde en mogen in geen geval worden ingewisseld voor geld, verkocht of overgedragen. Het verzamelen van punten wordt voortdurend gecontroleerd, en BTB behoudt zich het recht voor om punten in te trekken die ten onrechte zijn toegekend of het gevolg zijn van frauduleuze praktijken.
8. Selectie van winnaars en regionale prijzen
Aan het einde van de verkoopperiode zal BTB de puntenstand van alle ingeschreven agenten vaststellen. Na de definitieve controle van de boekingen bij de hotelpartners en bij de luchtvaartmaatschappij zelf, wordt de ranglijst per regio vastgesteld.
8.1 Prijsuitreiking per regio:
De agent die in elk van de drie regio’s van de campagne – Midden-Amerika, de Andesregio en de Zuidelijke Kegel – de meeste geldige punten verzamelt, wordt beloond. De prijzen worden als volgt verdeeld:
- De winnaar van de 1e (eerste) prijs ontvangt een compleet pakket met vliegtickets van Copa Airlines en een verblijf van 7 nachten in een deelnemend hotel op basis van een tweepersoonskamer. De ticketklasse en de stad van vertrek zijn afhankelijk van de beschikbaarheid bij de luchtvaartmaatschappij.
- De nummers 2 (tweede) en 3 (derde) krijgen een verblijf in deelnemende hotels.
8.2 Criteria voor het doorbreken van een gelijke stand:
Bij een gelijke stand tussen twee of meer agenten uit dezelfde regio wordt de rangorde bepaald aan de hand van het hoogste aantal overnachtingen, het aantal passagiers in de boekingen en de waarde van de reisarrangementen.
8.3 Kennisgeving en aanvaarding:
De winnaars worden op de hoogte gebracht via het e-mailadres dat bij hun inschrijving is opgegeven. Zij hebben 15 werkdagen, te rekenen vanaf de verzending van de kennisgeving, om te bevestigen dat zij de prijs aanvaarden. Als er binnen deze termijn geen bevestiging wordt ontvangen, wordt dit beschouwd als een afzien van de prijs, waardoor BTB het recht heeft om deze toe te kennen aan de volgende agent in dezelfde regio.
9. Deelnemende hotels
De door het programma aangeboden prijzen kunnen uitsluitend worden genoten in de hieronder vermelde hotels. Elk hotel stelt de specifieke voorwaarden voor het verblijf vast, waaronder het aantal overnachtingen, het kamertype en de inbegrepen diensten.
Algemene voorwaarden:
- In alle gevallen gelden de accommodatieprijzen voor twee personen op basis van een tweepersoonskamer.
- Het gebruik van de beloningen is afhankelijk van de beschikbaarheid van elk hotel en van de door de luchtvaartmaatschappij vastgestelde geldigheidsperiodes, die bij het aanvragen van de inwisseling worden meegedeeld. De Belize Tourism Board garandeert geen beschikbaarheid op specifieke data, met name tijdens periodes van grote vraag of lokale feestdagen.
- De verblijven omvatten uitsluitend de posten die voor elk hotel afzonderlijk zijn vermeld.
| Hotel / Resort | Locatie | Noches | Personages | Ontbijt |
| Bananen op het strand | San Pedro | 4 | 2 | Inbegrepen |
| Best Western Grand Baymen | San Pedro | 3 | 2 | Inbegrepen |
| Cahal Pech Village Resort | San Ignacio | 3 | 2 | Inbegrepen |
| Hamanasi Adventure & Dive Resort | Hopkins | 4 | 2 | Inbegrepen |
| Hopkins Bay Resort | Hopkins | 3 | 2 | Inbegrepen |
| Naia Resort & Spa | Placencia | 4 | 2 | Inbegrepen |
| Seiri del Mar | Hopkins | 3 | 2 | Inbegrepen |
| SunBreeze Hotel | San Pedro | 3 | 2 | Inbegrepen |
| SunBreeze Suites | San Pedro | 3 | 2 | Inbegrepen |
| The Banks Resort + Blue Reef Beach Resort | Placencia | 4 | 2 | Inbegrepen |
| The Lodge bij Jaguar Reef | Hopkins | 3 | 2 | Inbegrepen |
| Victoria House Resort & Spa | San Pedro | 3 | 2 | Inbegrepen |
| Villa Boscardi | Belize-stad | 3 | 2 | Inbegrepen |
10. Inwisseling van de prijzen
De winnende reisagenten dienen hun prijzen binnen de door de Belize Tourism Board vastgestelde geldigheidstermijn in te wisselen. De inwisselperiode is afhankelijk van de voorwaarden van de luchtvaartmaatschappij en de hotels en gaat in op de officiële datum van de bekendmaking van de winnaars. Prijzen die niet binnen deze termijn worden ingewisseld, vervallen automatisch en geven geen recht op compensatie of uitstel.
Om de prijs in te wisselen, moet de reisagent het officiële aanvraagformulier op de landingspagina van de campagne invullen, met vermelding van het gekozen hotel (uit de deelnemende hotels), de gewenste in- en uitcheckdata en de volledige namen van de twee personen die gebruik zullen maken van de prijs. Na verzending zal BTB de beschikbaarheid bij het hotel en de luchtvaartmaatschappij controleren en de agent hierover binnen maximaal 15 werkdagen per e-mail informeren. Zodra de reservering is bevestigd, ontvangt de agent een officiële voucher die bij het inchecken moet worden getoond.
11. Gedekte en niet-gedekte kosten
De prijs omvat uitsluitend de onderdelen die uitdrukkelijk voor elke prijscategorie zijn beschreven. Voor de eerste plaats in elke regio omvat het volledige pakket de vliegtickets en de accommodatie zoals vastgesteld door het programma. Voor de tweede en derde plaats omvat de prijs alleen het verblijf in het deelnemende hotel; vliegtickets zijn hierin niet inbegrepen.
De volgende kosten vallen in geen geval onder het programma en zijn uitsluitend voor rekening van de winnende reisagent: instapkosten, luchthavenbelastingen of uitreisheffingen die van toepassing zijn in Belize of in de overige landen op de reisroute; vervoer over land, over water of op enige andere wijze tussen de luchthaven en het hotel en vice versa; visa, reisverzekeringen of enige vereiste immigratiedocumenten; persoonlijke uitgaven, fooien, wasserij, minibar, telefoongesprekken, internet en alle aanvullende diensten van het hotel die niet uitdrukkelijk zijn inbegrepen; maaltijden die niet zijn inbegrepen in het door het hotel aangeboden ontbijt; rondleidingen, excursies en optionele activiteiten.
12. Verplichtingen en gedrag van de deelnemer
De deelnemende agenten verbinden zich ertoe om in alle formulieren – of het nu gaat om inschrijvingsformulieren, verkoopregistraties of inwisselverzoeken – waarheidsgetrouwe, volledige en actuele informatie te verstrekken. Tevens verbinden zij zich ertoe het Programma niet voor frauduleuze doeleinden te gebruiken en af te zien van het registreren van niet-bestaande, dubbele of door onbevoegde derden verrichte verkopen.
Het is de plicht van de agent om de vertrouwelijkheid van zijn inloggegevens voor de landingspagina te waarborgen en deze niet met derden te delen, en om elke fout of onregelmatigheid die hij constateert bij het verzamelen van zijn punten binnen een termijn van maximaal dertig (30) kalenderdagen, te rekenen vanaf het moment waarop zijn punten zijn toegekend, aan de vertegenwoordiger van BTB te melden. Bij niet-nakoming van een van deze verplichtingen heeft BTB het recht om de deelname van de agent aan het Programma op te schorten of te beëindigen, onverminderd eventuele juridische stappen.
13. Bescherming van persoonsgegevens
De via het Programma verzamelde persoonsgegevens, waaronder naam, e-mailadres, telefoonnummer, reserveringsgegevens en overige informatie die bij de inschrijving en bij de verkoopregistratie is verstrekt, worden verwerkt in overeenstemming met de geldende wetgeving inzake de bescherming van persoonsgegevens die van toepassing is in het betreffende rechtsgebied.
Om uw rechten op inzage, rectificatie, verwijdering of bezwaar met betrekking tot uw persoonsgegevens uit te oefenen, kunt u een schriftelijk verzoek indienen via het daarvoor bestemde e-mailadres van het Programma; de Belize Tourism Board zal hierop reageren binnen de termijnen die zijn vastgelegd in de toepasselijke wetgeving. Deelname aan het programma houdt in dat u akkoord gaat met dit beleid inzake gegevensverwerking. Zodra de campagne is beëindigd en aan de daaruit voortvloeiende verplichtingen is voldaan, worden de gegevens verwijderd of geanonimiseerd, tenzij ze op grond van wettelijke voorschriften moeten worden bewaard.
14. Wijzigingen, opschorting en beëindiging van de campagne
De Toeristische Dienst van Belize behoudt zich het recht voor om het Programma op elk moment en om welke reden dan ook geheel of gedeeltelijk te wijzigen, op te schorten of te beëindigen, met inbegrip van, maar niet beperkt tot, operationele, commerciële, regelgevende redenen of overmacht. Elke wezenlijke wijziging van deze Algemene Voorwaarden zal, voor zover haalbaar, ten minste vijftien (15) kalenderdagen vóór de inwerkingtreding ervan per e-mail aan de geregistreerde agenten worden meegedeeld.
In geval van definitieve annulering van het programma vóór de bekendmaking van de winnaars, kunnen de tot de datum van annulering verzamelde punten, naar goeddunken van BTB, in aanmerking worden genomen voor het toekennen van evenredige prijzen, of verliezen zij hun geldigheid, zonder dat dit recht geeft op schadevergoeding of compensatie voor de deelnemende agenten.
15. Beperking van aansprakelijkheid
De Toeristische Dienst van Belize is niet aansprakelijk voor technische problemen, onderbrekingen of storingen op de landingspagina of in de computersystemen die voor het programma worden gebruikt en die buiten de directe controle van de organisaties vallen. Evenmin is zij aansprakelijk voor de kwaliteit van de diensten die door de deelnemende hotels worden verleend tijdens het verblijf van de winnende reisagent, noch voor directe, indirecte, incidentele of gevolgschade die zou kunnen voortvloeien uit deelname aan het programma of uit het gebruik van de prijs.
Er wordt evenmin aansprakelijkheid aanvaard voor incidenten, ongevallen, diefstal of andere gebeurtenissen die zich tijdens de reis of het verblijf in de deelnemende hotels zouden kunnen voordoen, noch voor het ontbreken van beschikbare kamers of zitplaatsen op de door de prijswinnaar aangevraagde data.
16. Toepasselijk recht en bevoegde rechter
Deze Algemene Voorwaarden worden beheerst door en geïnterpreteerd volgens het recht van Belize. Elk geschil dat voortvloeit uit het Programma en dat niet in der minne tussen de partijen kan worden opgelost, zal worden voorgelegd aan de bevoegde rechtbanken, waarbij uitdrukkelijk wordt afgezien van elke andere bevoegdheid die van toepassing zou kunnen zijn.
17. Contactgegevens en officiële kanalen
Voor vragen, verduidelijkingen of mededelingen met betrekking tot het programma kunnen deelnemende reisagenten gebruikmaken van de volgende officiële kanalen. De Belize Tourism Board is bereikbaar via info@visitebelize.com. De officiële landingspagina van de campagne is te vinden op travelbelize.org/copa-airlines/es/.
Door het inschrijfformulier in te vullen en deel te nemen aan het programma, verklaart de agent dat hij deze Algemene Voorwaarden volledig heeft gelezen, begrepen en aanvaard.
